電話代行のサービスを依頼してから起こった嬉しい変化

電話応対は会社の規模に関係なく、必ずやるべき業務の1つです。大きな会社なら従業員数が多いため、かかってきた電話にはスムーズに対応できます。しかし、小さい会社で従業員数がとても少ない会社だったので、電話応対の業務が負担になっていました。

負担を少しでも下げるために対策を検討した結果、電話代行サービスを依頼しました。


起業した当初は取引先が少なく、売上は非常に厳しい状況だったので先が見えなかったのですが、1年や2年、そして3年と何とか事業を続けており、業績は好調に推移しています。また、以前までは自分1人で全ての仕事を担当していましたが、今は2人の従業員を雇っており、合計で3名体制となっています。

そのため、これまでよりも受注できる仕事の数が多くなりましたし、1人の時よりも活気が出ているので良い状況が続いています。参考：ビジネスアシスト：電話秘書代行

ただ、業績は好調でも何とかしなければならない課題を抱えていました。それは、電話応対に時間を取られてしまうことです。取引先が多くなったことで電話をかける回数と受ける回数がかなり増えていました。かける方は時間を見つけて自分の意思で行うので問題ないですが、受ける方はいつ電話がかかって来るのかわからないですし、連続で対応しなければならない場合もあります。

採用した2人の従業員も電話応対をやってくれていましたが、影響はメインの仕事に出てしまい、納期が遅れることもありました。経営者の自分も仕事があるので、電話応対ばかりしているわけにはいきません。残念ながらもう1人を雇うまでの余裕はなかったので、他の方法を検討していた時、ぜひ依頼したいと感じられたのが電話代行のサービスです。

電話応対に時間が取られる課題を解消するため、電話代行のサービスを依頼することにしました。このサービスのメリットは、最も時間を取られることになる最初の対応を任せられる点にあります。1時間の間に1件や2件程度ならメインの業務と並行することはできますが、5件や6件、それ以上の数がかかってきてしまうと、メインの仕事をする時間が削られてしまいます。

すると、残業の時間や日数が増えてしまうので、自分や従業員に疲れが溜まったり、支払う給料が増えたりなど負担が大きくなります。しかし、電話代行を依頼すれば、最初の対応を任せられるようになるので、メインの仕事をする時間を確保しやすいです。

また、電話代行サービスのスタッフはプロなので、言葉遣いは丁寧なことはもちろん、聞きやすい声のトーンも特徴的です。経営者の自分が従業員の電話応対の教育や指導を行うべきなのでしょうが、我流だったので自信がなく、本人達に任せていました。

そのため、取引先に対して正しい電話応対ができていたのか疑問に感じていましたが、電話代行の業者に依頼してからは気にする必要がなくなったので助かっています。


電話代行を依頼できる業者を調べてみると、予想していたよりも数が多かったです。できるだけ早く導入したかったので、最初は料金の安さだけに注目して選ぶ予定でしたが、数があるにもかかわらず、ただ料金しか見ないで選んで良いのかどうか気になったので、他の部分もチェックすることにしました。

プランの数や内容、評判など様々な情報に目を通す中で注目したのはサービス保証制度を設けている業者です。この制度のメリットは、導入して1か月間は検討する余地が残っている点にあります。たとえば、月初めに導入したのであれば、月末まで利用して満足できた場合は翌月から本格的に導入し、料金を支払っていく形になります。

万が一、1か月間利用して内容に不満を感じた際は、支払った費用を返金してもらえます。サービス保証制度の有無や日数は業者によって違いはありますが、1か月間利用すれば最適な判断を下せると判断してようやく依頼先を決めました。

電話代行のサービスは長く利用したいと考えていたので、サービス保証期間中は厳しい目で業者の仕事振りを確認していましたが、何も問題は起こらなかったですし、仕事は順調に進んでいたので最初から最高の電話代行業者に依頼できて、非常に満足しています。

また、新規登録料が無料のキャンペーンを実施していたので、通常時よりお得な点も満足できた部分の1つです。サービス保証制度や新規登録料が無料のキャンペーンなど、魅力的な特徴のある電話代行の業者は必ずあります。

ですから、1つ1つの業者の情報を細かく調べ、わからないことは電話やメールで問い合わせしたうえで選ぶことが大事です。

電話代行のサービスを依頼してから3か月経過した頃に業績の推移をきちんと確認してみました。すると、依頼する前よりも業績の伸びが良くなりましたし、取引先の数も多くなりました。これは単純に経営者の自分と2人の従業員が奮闘したからという理由だけではありません。

電話代行のサービスを利用したことによって、以前までよりもメインの仕事に取り組む時間が大幅に増えたためです。また、残業をしなくても就業時間内に仕事を終えられることが増えたので、仕事とプライベートの両方が充実するようになっています。

まさか、電話代行のサービス1つだけでこんなにも良い影響があるとは予想していなかったので、依頼したことは大正解でした。今後はさらに広いオフィスを借りたり、従業員数を増やしたりなど規模を大きくしていく予定なので、より電話代行のサービスの力が必要です。

そのため、もう少し内容が充実したプランを利用したいと考えています。電話に応対できない状況が多くなるとビジネスチャンスを逃す可能性があるので、確実に活かすためにはきちんと対応することが重要です。その時がプランを変更する良いタイミングと捉えています。

将来的には海外の会社と取引し、シェアを拡大していく目標もあります。海外の会社との取引で課題となるのは、電話がかかってきた時の対応です。英語がわからなければきちんと対応できませんが、利用している電話代行の業者には英語対応プランが設けられています。

このプランを依頼すれば、海外からの電話対応は問題なくこなせるようになるので、シェアの拡大には欠かせないサービスです。